Checklist hồ sơ bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Nên bắt đầu từ bức tranh dữ liệu

Trước khi lập biểu mẫu, doanh nghiệp nên xác định rõ đang thu thập loại dữ liệu nào, dùng cho mục đích gì, ai được truy cập và dữ liệu có được chia sẻ cho bên thứ ba hay không. Phần này giúp hồ sơ phía sau bám sát vận hành thật, tránh tình trạng tài liệu đầy đủ nhưng khó dùng.

Những nhóm hồ sơ thường cần chuẩn bị

Tùy mô hình hoạt động, phạm vi hồ sơ có thể khác nhau. Dưới đây là nhóm tài liệu cơ bản nên được rà soát trước.

• Danh mục hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân theo phòng ban hoặc quy trình.
• Thông báo, chính sách hoặc điều khoản liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân.
• Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và tài liệu chứng minh liên quan.
• Quy trình tiếp nhận, phân loại và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu.
• Quy trình phối hợp khi phát hiện sự cố hoặc rủi ro liên quan đến dữ liệu cá nhân.
• Thỏa thuận với nhà cung cấp, đối tác hoặc bên xử lý dữ liệu nếu có chia sẻ dữ liệu.

Cách VNDX hỗ trợ

VNDX thường bắt đầu bằng bước khảo sát hiện trạng, sau đó cùng doanh nghiệp xác định tài liệu nào đã có, tài liệu nào cần chỉnh và tài liệu nào cần xây dựng mới. Cách làm này giúp doanh nghiệp ưu tiên đúng việc, không bị ngợp bởi quá nhiều biểu mẫu cùng lúc.